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公文处理制度
2017-3-10 0:00:00

一、总则

(一)为使学院公文处理工作制度化、规范化、程序化,根据《国家行政机关公文处理办法》和上级行政机关有关公文管理办法,结合学院实际情况,特制定本办法。

(二)公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联衔接有序的工作。

(三)公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,并做到及时、准确、安全。

(四)公文处理必须严格执行国家保密、法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

二、公文种类

学院公文的种类主要包括:决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。具体使用范围如下:

(一)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤消下级不适当的决定事项。

(二)通告。适用于公布在一定范围内应当遵守或者周知的事项。

(三)通知。适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项和聘用人员。

(四)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(五)报告。适用于向上级机关或主管部门汇报工作,反映情况,答复上级机关的有关询问。

(六)请示。适用于向上级机关或主管部门请求指示、批准。

(七)批复。适用于答复下级机关的请示事项。

(八)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、收文办理

(一)收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批文、承办、催办等程序。

(二)注明本单位领导“亲收”的文件、信访函件和参加上下级会议带回的文件以及各处室收拆的文件、信访函件应及时送办公室进行登记。

(三)收到上级机关下发或交办的公文,院长办公室按规定登记并提出拟办意见,呈院领导阅示。院办公室根据领导批示转交至主办部门承办。

(四)承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得耽误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。办完后及时将公文归还院办公室。

(五)送院领导批示或者交有关部门办理的公文,办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

四、阅读承办

(一)文件的分送要严格按照拟办和分阅意见进行,做到准确、迅速。分送给单位领导和处室领导的文件应有登记号、记载,以便有据可查。文秘人员要做好经常性的催阅催办工作。

(二)分送文件应当面递交,阅文对象不在时,应将文件夹带回学院办公室,不得将文件夹在无人接后的情况下放在办公桌上。

(三)禁止文件横传。坚持在办公室阅文,阅后必须签署姓名和日期或签署办理意见。当天送阅的文件应当天阅读,当天退回学院办公室。当天未阅毕或当天来不及退回的,应将文件夹妥善收藏,于次日退回,不得将文件夹放在办公室桌上面走开。密级文件无论阅毕与否,必须当天退回。

(四)对紧急文件,办公室可根据内容直接送有关领导或有关处室。急需承办的文件,先送具体承办处室,由承办处室请示分管领导。需几个处室会办的,先送主办处室,由主办处室请示分管领导牵头。政策性较强,需请示领导明确指示后再办的,先送单位领导。

(五)确因工作需要承办的,可适当延长文件在领导或处室存放的时间,但必须办理登记手续。承办完毕后,应签署办理结果,连同办理过程中形成的文件材料一并退回学院办公室注销。

(六)传阅完毕和办理完毕的文件,随时归档,按类目对号入座,月度小整理,季度大整理,加强平时立卷工作,为年终立卷打好基础。

五、发文处理

(一)发文办理指制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

(二)各种文件的拟稿必须符合国家的法律、法规及其他有关规定。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。人名、地名、数字、引文准确,情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。涂改过多的文件底稿必须重新清稿后再送领导签发。

(三)除学院党政办公室外,其他部门不得对外正式行文。凡以单位名义发出的正式文件,一律按照发文程序,由经办人拟文,办公室进行文字修改,送领导签发,办公室登记、编号,打印。打好的文件一般由拟稿人负责校对,校对人签字。文件印好后盖章发出,同时一式二份连同底稿交办公室存档。

(四)以单位名义发出的文件和便函,必须由院长签发,底稿存办公室。党政联合行文,由学院党政办公室统一编号,分别署名,分别存档。

(五)文件的拟稿、修改、签发、编号一律使用碳素墨水或蓝黑墨水笔。

(六)不得越级向上发出报告、请示、申请之类的文件。

(七)本单位各处室向上级机关报送的有关报表、图纸、教研成果等,凡属能反映单位职能活动和工作面貌、日后具有查考价值的,必须送办公室一份存档。