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学院印章使用管理规定
2017-3-10 0:00:00

为加强和完善我院印章的使用和管理,保证学院各项工作正常开展,避免因印章管理使用不当出现的各类行政、法律、经济问题,确保印章使用的权威性和安全性,现根据上级有关规定,结合我院工作实际,按照不同职能活动的需要和学院各种印章的不同使用范围,特制定本规定:

一、印章保管制度

(一)学院所使用的印章,包括学院公章、学院党委印章、学院名称钢印、下属处室公章、法人名章等。学院级印章由学院办公室统一保管,二级单位公章由独立办公室的各处室保管。

(二)各处室所有印章必须在学院办公室履行登记备案手续。

(三)学院级印章由学院办公室指定专人负责保管;学院财务章,法人名章由学院财务处指定专人负责保管。

(四)印章应安全存放,应有专门的档案柜进行保存。保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加锁,使用后要及时收存锁好;不得将印章随意放置。

二、印章使用制度

(一)印章使用原则:按照“分层用印、分层审批、分层保管”的原则进行使用,即使用哪一个层次的印章就由哪一层次的负责人审批,学院内部的处室印章不得代替学院印章。学院印章未经院领导批准一律不得私自使用,也不得外借;印章的使用、加盖、借用要通过严格的审批制度。

(二)印章使用管理

1、学院级印章。

1)学院对外需法定代表人签字并加盖学院名称公章的各类重大事项决议、合同(如对外合作办学、校园基建类合同)等会产生经济、法律责任的协议、文件、合约等,由董事长本人、院长或被授权人签字后,方可加盖学院名称公章。

2)以学院名义发出各种公文、公函、一般合同、协议、重要申请及证明材料,经院长或分管院长审批签字后,方可加盖学院名称公章。对外报送的财务报表、材料,经院长审批签字后方可加盖学院公章。

3)对内、对外发放的各种证件等需加盖学院公章时,须由颁发证件、证明的部门负责人签字后,报分管院长、院长审批后,方可加盖公章及钢印。

4)学院党委印章需要经学院党委书记批准后方可加盖。

5)学生需要开具加盖学院名称公章的学生在校证明,由个人申请后经由学工处逐级审批经院长签字后方可盖章。

6)不得在空白凭证上加盖印章,确因工作需要事先加盖学院印鉴,然后填发的,须经、院长批准后方可盖印,但凭证上要逐页编号,装订成册,由领用部门办理领用手续,按规定填发;开具介绍信的内容要明确具体,不能含糊笼统,并要写明有效期限,不得开空白的介绍信。

2、学院各处室公章的管理。

1)下属各单位公章是学院法人授予下属各处室职能范围内的管理用印,属内部用章,除特殊授权一般不得用于对外业务。

2)各处室在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定使用。

三、印章使用责任

(一)印章使用责任人(用印审批人)对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章,印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章,一经查出,根据事件的严重程度给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。

(二)若印章在使用、保管过程中不慎遗失,印章保管人必须立即向学院领导汇报,便于学院采取应急措施。学院将根据问题的严重程度追究责任人相应责任。

(三)学院印章原则上不允许携带外出,如确系特殊需要携带外出,须由借用部门负责人提出书面申请,并经院长批准签字后方可借走,或者由印章管理人员持印同行。借用印章时必须两人以上一起办理借用手续,在借用登记表上签字。印章借出必须在借出当日归还,严禁夜间滞留在借用人手中;印章保管人员负责及时督促检查借用者是否按时归还,不得延误。如遇有特殊情况,必须报相关领导批准,外借期间印章的使用安全由借用部门负责人全权负责。

(四)印章管理人变动或调走时,应及时办理交接手续。

四、印章刻制制度

(一)各处室因工作需要新刻、加刻印章的,须提出书面申请,学院领导批准后,由学院办公室统一办理,其它人员不得擅自刻制。

(二)印章刻制完毕,由学院办公室办理印章登记手续,备案并保留印章样图后,方可根据权限范围办理批准手续后领取使用,并注意妥善保管。