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档案管理办法
2018-3-12 0:00:00

       

景德镇陶瓷职业技术学院档案管理办法

第一章 文件归档

 

第一条 实行档案集中统一管理的原则,按档案法的有关规定,由各部门收集齐全,并进行整理、立卷,定期移交档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列,编制检索工具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

第二条 归档范围。凡属各职能部门工作中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子文件等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

第三条 归档时间。各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案、归档文件材料应在次年三月底前收集齐全,六月底前整理归档完毕。会计档案在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满后,由会计机构编制清单,将材料一并移交综合档案室统一保管。基建档案在工程竣工后三个月内归档。业务档案在项目结束后归档。仪器设备档案、声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文件实时进行,并定期完成整理归档,采用整理归档的电子文件定期进行。

第四条 归档要求。凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备,手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水,打印件采用激光打印机,电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件,会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明(内容、时间、地点、人物、拍摄者),音像带要附内容提要和解说词,电子文件要求真实、完整,并准确说明配套的软硬件环境,且使用标准化的文件格式,传真件须以复印件形式存档。

 

 

第二章 档案管理

 

第五条 档案分类。学校档案类别主要按照年度和问题分类,其中各部门文件材料的归档范围是:

(一)党群类DQ):主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类(XZ):主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类(XS):主要包括高等学校培养的学历教育学生的档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类(JX):主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类(KY):按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(六)基本建设类(JJ):按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(七)仪器设备类(SB):主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

()出版物类(CB):主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

()外事类(WS):主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十)财会类(CK):按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

  归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

  学校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

  学校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十条 归档份数。学院发文一般归档两份,其中一份归入相应门类档案,另一份编制“学院发文汇编”。基建档案本单位必须保存一套原件。电子档案脱机保存三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保管。其他各类档案均归档一份。

第十一条 归档手续。各部门整理归档后按规定移交综合档案,并履行交接手续、填写交接清单,交接双方在清单上签字,以备查考。

十二  学校档案机构应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

十三  学校档案由校档案机构保管。在国家需要时,学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

十四  学校档案机构应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

 

 

第三章 档案保密

 

第十五条 档案人员必须严格遵守保密纪律,自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度,依法办事。

第十六条 档案人员必须加强自身修养,牢固树立保密意识,忠于职守,不将档案带到公共场所,不将档案带回家中,不得与无关人员谈论档案内容。

第十七条 对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围,确保档案资料的政治安全,不发生档案资料被窃和失密事故。

第十八条 查阅保密档案,必须严格执行审批手续,非经本单位领导批准不得调阅。

第十九条 档案一般不得外借,只限在阅档室查阅,如确需借出室外,如需复印、摘抄档案内容的须经学校分管以上(含)领导批准;由档案管理人员做出详细借阅、复印、摘抄记录。档案管理人员有责任告知阅档者不得向无关人员谈论泄露有关查阅内容,以确保档案安全。一旦发现档案内容泄密事件,学校将追究相关人员责任。

第二十条 外单位查阅本单位档案,必须持有单位介绍信,否则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的,需经学院分管以上(含)领导批准,并由档案管理人员做出详细摘抄或复制记录。摘抄或复制内容需经档案工作人员审核,有保密内容的,利用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。

第二十一条 查找提供档案一律由档案人员进行,非档案人员严禁进入库房内。

第二十二条 档案材料的转递可按机要文件转递要求办理。

第二十八条 经鉴定需销毁的保密文件资料,必须编造清册,经领导批准后按保密规定统一组织销毁。

第二十三条 发生泄密事件,及时上报,立即追查,视情节轻重进行处理。

 

第四章 档案保管

 

第二十四条 严格执行《档案法》有关加强档案管理的要求,增强法制观念,依法办事,保管好本部门的全部档案。

第二十五条 档案与档案库房由专人管理,无关人员不得擅自进入档案库房。

第二十六条 及时做好档案资料的收进和移出登记,建立健全档案工作基本情况台账。

第二十七条 定期检查档案的保管状况,对破损或变质的档案及时修补,复制或进行其它技术处理。

第二十八条 切实采取措施,做好档案库房的防潮、防火、防霉、防尘、高温、防盗、防光、防虫、防磁等安全保护工作。

第二十九条 库房要保持整洁、档案柜箱排列整齐统一,分类有明显标志。

第三十条 定期做好温、湿度的测记工作,发现问题及时采取有效措施进行处理。

第三十一条 定期检查档案保管设施,做好设备的维护工作,确保器械正常运行。

 

第五章 档案利用

 

第三十二条 领导和各职能部门因工作需要,均可查阅本室的档案。

第三十三条 查阅非本职能部门工作的档案及单位会议记录、纪要 (党组、办公会议)、需经分管领导批准后方可查阅。

第三十四条 外单位查阅本单位档案,需持单位介绍信,经分管领导审批后方可查阅。

第三十五条 档案一般限在阅档室使用,确因工作需要借出使用,必须经分管领导批准,一次借出数量不得超过一卷并在一周内归还。

第三十六条 查(借)、阅本室档案,必须履行借阅登记手续,并及时向档案室反馈利用效果。档案人员应做好档案利用情况的记载和统计,并在年底汇编利用效果典型事例。

第三十七条 阅档人员必须爱护档案,不得私拆、损坏、污染、涂改档案。

第三十八条 阅档人员不得阅看或摘抄查阅范围以外的档案。档案人员对阅档人摘抄的材料应予以认真核对。

第三十九条 凡需要复制、摘抄的档案,必须加盖公章,方可生效。

 

第六章 档案鉴定销毁

 

第四十条 建立学档案鉴定销毁领导小组,档案鉴定销毁领导小组负责对已到期的各类档案进行鉴定、审核、销毁工作。

第四十一条 根据国家档案局对档案保管期限的有关规定,制定学院各类档案保管期限表。并准确判定档案的存毁。

第四十二条 鉴定工作由鉴定小组负责。对已到保管期限的档案,应逐卷逐件进行鉴定;具有继续保存价值的档案材料,要重新确定保管期限,组卷保存;确已失去保存价值的档案材料,要编制销毁册一式两份,编制档案鉴定工作方案与鉴定工作报告。报学主管领导批准后方可销毁。

第四十三条 鉴定工作原则上每年进行一次,销毁剔除档案,必须由两人以上在指定地点由专人销毁,并在销毁清册上签署姓名和销毁日期。

第四十四条 非经档案鉴定小组审核批准,严禁任何人、任何部门擅自销毁各类档案材料。

 

第七章    

 

第四十五条  本办法仅适用于景德镇陶瓷职业技术学院。

第四十六条  学校可以根据本办法制订实施细则。

第四十七条  本办法自发布之日起施行。